Dobry piknik firmowy zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu rozstawienia namiotów. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a następnie dobierać rozwiązania techniczne oraz program Odmiennego podejścia wymaga kameralne spotkanie pracowników, dlatego wybieranie atrakcji bez wcześniejszej analizy często prowadzi do niepotrzebnych kosztów. Im wcześniej powstanie logiczny plan, tym łatwiej kontrolować kolejne decyzje a osoba odpowiedzialna za event zyskuje większą kontrolę nad całym przedsięwzięciem.
Dobry piknik zaczyna się od właściwych pytań
Pierwszą pokusą podczas planowania bywa wybieranie najbardziej efektownych punktów programu, choć bardziej praktyczne okazuje się określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien dawać możliwość równoległego korzystania z kilku stref. Gdy priorytetem pozostaje budowanie relacji między pracownikami większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Nie chodzi więc o wypełnieniu każdego kwadransa programu, lecz na stworzeniu rytmu wydarzenia odpowiadającego potrzebom uczestników.
Warto także ustalić proporcję dorosłych i dzieci, możliwości parkingowe oraz oczekiwany poziom swobody programu. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ czas wydarzenia determinuje sposób rozłożenia poszczególnych aktywności. Jeśli brief jest aktualizowany dopiero tuż przed wydarzeniem, organizacja staje się bardziej podatna na chaos.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Sama estetyka lokalizacji nie przesądza o jej funkcjonalności. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić możliwości wjazdu samochodów dostawczych, a także zaplecza sanitarnego. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Ważne jest również zaplanowanie ciągów komunikacyjnych pomiędzy cateringiem, sceną i atrakcjami.
Dobrze rozrysowana przestrzeń obejmuje przestrzeń dla uczestników i zaplecze niewidoczne dla gości. Poszczególne atrakcje mogą potrzebować bezpiecznego odstępu, dlatego planowanie ustawienia wszystkiego „na miejscu” może prowadzić do konfliktów przestrzennych. Przy większym wydarzeniu z wieloma aktywnościami, trzeba zadbać o czytelną komunikację dla uczestników. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy obsługa może sprawnie realizować swoje zadania.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a kolejnym krokiem staje się zestawienie różnych ofert. Wybór nie powinien sprowadzać się wyłącznie do łącznej kwoty bez analizy jej zakresu. Znacznie ważniejsze jest porównanie zakresów odpowiedzialności poszczególnych wykonawców takie jak lokalizacja i infrastruktura, koordynacja wydarzenia czy zaplecze sanitarne. Koszt końcowy zależy nie tylko od ceny podstawowej, ale także od elementów pozostających po stronie zamawiającego.
Im bardziej rozbudowany piknik, tym większego znaczenia nabiera podział odpowiedzialności. Jeżeli za poszczególne strefy odpowiadają różne podmioty, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o nakładające się godziny montażu. Im większa impreza, tym mniej miejsca pozostaje na improwizację dlatego potrzebny jest czytelny obieg informacji.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Nawet bardzo dokładnie przygotowana impreza plenerowa może zostać wystawiona na próbę przez pogodę lub opóźnienia. Dlatego plan awaryjny nie jest oznaki przesadnej ostrożności, lecz integralną częścią całego projektu. Dobrze wcześniej określić, jakie elementy wymagają zadaszenia, a także które aktywności można zastąpić innymi.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także chwilową niedostępność wybranej atrakcji. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale da się wcześniej ustalić sposób reagowania na najbardziej prawdopodobne trudności. Przydatne okazuje się wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za decyzje operacyjne. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast powodować niepotrzebne zamieszanie.
Wartościowy piknik firmowy nie polega na maksymalnym rozbudowaniu programu. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują dopasowanie programu do uczestników, koordynacja wykonawców i odpowiednie zaplecze. Dobrze zaplanowane zaplecze sprawia, że organizacja pozostaje dla gości niemal niewidoczna a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Tekst Sponsorowany+